چند نمونه الهام بخش از طراحی اتاق جلسات

طراحی اتاق جلسات از مهمترین بخش­های طراحی داخلی یک شرکت است. این فضا جاییست که افراد برای همکاری بهتر، اشتراک گذاری ایده­ ها و تصمیم ­گیری­ های مهم جمع می­ شوند.

بسیاری اوقات شما کل روز در جلسه هستید؛ بنابراین باید از کارآمدی و تاثیرگذاری این فضا به نفع کارتان مطمئن شوید. چه جلسات شما یک جلسه سخت با هیئت مدیره باشد، یا یک جلسه ۱۰ دقیقه ای سریع، محل جلسات شما باید به گونه ­ای انتخاب شود که مسیر رسیدن به دستورالعمل­ های کاریتان را مشخص کند.

ما اتاق­ های جلساتی که فضای الهام­ بخشی دارند مطالعه کرده، راهکارهای سریعی ارائه می­ دهیم که فضای جلسات موجود شما را تاثیرگذارتر کنند. در ادامه به بررسی برخی طرح­ های مورد علاقه ما که برای کارفرماهای مختلف طراحی شده ­اند، می­ پردازیم.

طراحی اتاق جلسات متناسب با عملکرد

اتاق جلسات الزاماً نیازی به داشتن در و دیوار ندارد. متناسب با ماهیت جلسه، یک فضای باز و مجزا از محیط کار کارمندان را می­ توان انتخاب کرده و آن را به تکنولوژی لازم برای جلسات مجهز کرد.

این گونه فضاهای غیرمعمول در برخی موارد بیش از یک اتاق جلسه معمولی مغز را تحریک می­ کنند، زیرا در اطراف شما چیزهای بیشتری برای الهام گرفتن و تولید ایده وجود دارد. مبلمان فضای جلسه شرکت MotoNovo در کاردیف، انواع مبل و صندلی، از قبیل کاناپه­ های راحت، صندلی­ های دسته­ دار، میز و صندلی بار (میزهای با ارتفاع زیادتر از معمول) است.

طراحی این مبلمان نامتعارف برای اتاق جلسات، شرایط را برای خلاقیت هرچه بیشتر تیم­ های حاضر در جلسه مهیا می­ کند. حاضران جلسه با لپتاپ یا تبلت­ هایشان به مانیتور نصب شده در دیوار وصل شده، ایده­ ها و نظراتشان را در جلسه ارائه داده، با همکارانشان به اشتراک می­ گذارند.

اتاق ­های جلسات همیشه به یک طراحی فریبنده نیاز ندارند. حتی گاهی چیزهای ساده مانند تغییر پلان مستطیل به دایره می­ تواند تأثیر بسزایی در موفقیت تیم حاضر در جلسه داشته باشد.

میزهای دایره بزرگ، شبیه آنچه در شرکت Nuffield Health وجود دارد، نقاط کانونی بزرگی هستند که برای جلسات پرجمعیت که همکاری اعضا در آن اهمیت دارد؛ مناسب هستند. در میز دایره شکل افراد تلاقی نگاه بیشتری نسبت به میز مستطیل دارند.

علاوه بر این، جایی بعنوان جایگاه بالای میز در میزهای دایره وجود ندارد، بنابراین سلسله مراتب کمتر احساس شده، اعضا با صمیمیت بیشتری جلسه را ادامه می ­دهند. در Nuffield Health علاوه بر میز دایره شکلی که در اتاق جلسات گذاشته ­اند، کتابخانه­ ای وجود دارد که آنجا را از یک فضای رئیس و مرئوسی به یک فضای صمیمی­ تر تبدیل کرده است.

ما دریافته­ ایم میزهای دایره شکل در طراحی اتاق جلسات همکاری و همفکری را بطور قابل­ ملاحظه­ ای افزایش می­ دهند و این فضاها می­ توانند محصور نباشند.

فضای جلسه­ ای شبیه آنچه در  Lindt وجود دارد در بین شرکت­های طراحی محبوبیت زیادی دارد؛ زیرا شکل دایره ­وار پلان آن میل همکاری و همفکری اعضای جلسه را بیشتر می­ کند.

اینگونه فضاهای ملاقات قابل تغییرند و می توانند هرجایی از شرکت قرار گیرند. این فضاها غالباً در قلب یک فضای باز، جانمایی می­ شوند. کارمندانی که یکدیگر را بطور مرتب در راهروها و طبقات می­ بینند، در بخشی از این فضا به بحث و گفتگو پرداخته، ایده ­های خود را برای هم بازگو می­ کنند.

داشتن چنین فضای گرم و صمیمی که نیاز به رزرو ندارد، کمک می­ کند موانع معمول و همیشگی برای برنامه­ ریزی جلسات از بین رفته، همکاری خودجوشی بین کارمندان ایجاد شود.

مطمئناً هدف از برگزاری جلسات استخراج ایده است. بنابراین فضاهایی که طراحی آنها ذهن را شکوفا کرده، به ایده­ پردازی بیشتری کمک می­ کنند، طراحی موفق­ تری تلقی می­ شوند.

در انستیتیوی Alan Turing  – یک مرکز پیشرو در تحقیقات علمی- که روزانه تعداد زیادی ایده تولید می­ شود، دیوارهای اتاق جلسات تخته وایت­برد و یا تخته­ سیاه­ هایی هستند که افراد حاضر در جلسه، موارد مهم و ایده ­های خام خود را بر روی آنها می ­نویسند.

ترکیب تخته ­سیاه و وایت ­برد در حالیکه تم رنگی مونوکروم خود را حفظ کرده ­اند، با سلایق و سبک­ های متفاوت کنار می­ آیند.

طراحی اتاق جلسات متناسب با مضمون

در سال­های اخیر روند جدیدی توسط غول­ های تکنولوژی و استارت­اپ­ ها برای اتاق ­های جلسات غیرمتعارف بوجود آمده است. ما فکر می­ کنیم این واگن قدیمی مرمت­ شده در Splunk یکی از بهترین هاست؛ قطعه­ ای از تاریخ کلاسیک بریتانیا، شما و همکارانتان را آماده سفر کشف ایده ­های یکدیگر می­ کند.

در یک شرکت جایی که اتاق­های جلسات دیگر مانند یک ماشین زمان دکتر هو هستند، جای تعجبی نیست که سازمان Management Today  این محل (Splunk) را یکی از جالبترین محل کارهای بریتانیا نامگذاری کند.

یکی از راه­های مسحور کردن مخاطبان در جلسه اینست که جلسه خود را در سینما برگزار کنید! در AMC Network  چنین فضای چندمنظوره­ ی خارق­ العاده ­ای طراحی و آماده شده است.

دکوراسیون داخلی فضایی که جلسه ارائه ایده­ ها و پروژه­ ها در آن برگزار می شود، در مناسبت­ های خاص داخلی میزبان میهمانان است و بعد از ساعت کاری بعنوان یک باشگاه فیلم استفاده می­ شود!

هرچند تعامل بین افراد یکی از مهمترین فاکتورهای برگزاری جلسات است ولی اخیراٌ تکنولوژی سطح و نوع این تعامل را  تغییر داده است. اتاق جلسات مجهز به فناوری­ های مدرن در Xchanging، روی میز جلسه، صفحه لمسی کار گذاشته که مانند یک آی­پد بزرگ امکان همکاری و همفکری بین افراد را ارتقا می­ بخشد.

کارمندان و حضار در جلسه می­ توانند در جاهایی که لازمست مستقیما مدارک را بر روی صفحه این آی­پد بزرگ گذاشته، ادیت یا حاشیه (کامنت) گذاری کنند. علاوه بر این مانیتورهای اطراف اتاق نیز تغییرات واطلاعات موردنیاز بیشتر را برای همگان به نمایش و اشتراک می گذارند.