طراحی چه نقشی در دفاتر کار آینده خواهد داشت؟

درست است که جوامع بسیاری در ابتدای قرن از خطر ویروس سارس و مرس در امان ماندند اما شیوع ویروس کرونا به این سادگی‌ها قابل پیشگیری نبود. با وجود فشار روحی زیادی که تجربه کردیم، این بحران برای همیشه باقی نخواهد ماند.

درمان‌ها و راه‌های پیشگیری مثل واکسیناسیون بالاخره به نتیجه می‌رسند و فاصله‌گذاری اجتماعی لازمه‌ی زندگی روزمره‌ی ما نخواهد بود. اما چه کسی می‌تواند تضمین کند که هرگز در آینده ویروسی مشابه سارس، مرس، کووید۱۹ و… نخواهیم داشت؟

برنامه‌ریزی ما برای دکوراسیون داخلی دفاتر کار آینده و کسب و کار‌ها و محیط‌های عمومی باید احتمال وقوع دوباره‌ی چنین شرایطی را در نظر بگیرد. دفاتر کار آینده حاصل در نظرگیری احتمالات آینده و همچنین استفاده از درس‌هایی است که در حال حاضر از این پاندمی یاد گرفته‌ایم.

در یک کلام، وظیفه‌ی نهایی ما به عنوان صاحب املاک تجاری، مدیران کسب و کار و یا طراح داخلی، این است که در محیط کار سلامت کارکنان را تضمین کنیم.

متقاعد کردن کارمندان خانه نشین برای بازگشتن به محیط کار و جلب اعتماد آن‌ها کار آسانی نیست. ما باید قدرت آن را داشته باشیم که سلامت افراد را به گونه ای تامین کنیم که کارکنان به محیط کار بازگردند، حتی تنها برای بخشی از ساعات کاری در طول هفته! برای موفق شدن در این مسیر نیاز است که معماری داخلی و طراحی داخلی به دفاتر کار آینده روحی ببخشد که محیط کار برای افراد تبدیل به یک «مقصد» شود.

برای تبدیل کردن دفاتر کار آینده به یک عنصر غیرقابل حذف، نیاز است که روح تازه‌ای به آن‌ها دمیده شود. موقعیت شهری، متراژ، ظاهر، معماری داخلی و طراحی داخلی احساسی که به ما می‌دهند، رفتار‌های اجتماعی جاری در محیط، و مواردی از این دست همه عواملی هستند که باید در برنامه‌ریزی برای دفاتر کار آینده آن‌ها را مدنظر قرار بدهیم.

متخصصان و طراحان با توجه به ترند‌های نوین معماری داخلی و طراحی داخلی و تغییر‌های اخیر جهان از جمله پاندمی، موارد زیر را برای داشتن دفاتر کار بهتر مورد بررسی قرار داده‌‌اند:

 

1. موقعیت مکانی: بازار ملک تغییر می‌کند.
2. متراژ: آیا به مرور زمان فضای بیشتری را اشغال خواهیم کرد؟
3. صاحب ملک و مستاجر: ارتباط این دو چگونه خواهد شد؟
4. طراحی محل کار: طراحی چه نقشی در دفاتر کار آینده خواهد داشت؟
5. فرهنگ اداری: ضربان محیط کار چطور با جریان رفتاری افراد منطبق خواهد شد؟
6. رفاه: ضرورت آسایش فیزیکی و روانی برای افراد.
7. نگرانی‌های زیست محیطی: دفاتر کار آینده در بلند مدت چه تاثیری بر محیط زیست خواهند گذاشت؟
8. تکنولوژی: اثر مستقیم و کلیدی آن بر محیط کار

۱. موقعیت مکانی دفاتر کار آینده

نقش اوراق بهادار املاک در راهبردهای آینده در اولویت خواهد بود. یکی از مسائل غیر قابل بحث، کاهش هزینه‌های شغلی و همزمان پاسخ به درخواست نیروی کار برای کاهش زمان رفت و آمد بین خانه تا محل کار خواهد بود.

بعضی کانون‌های سنتی مرکز شهر به مناطق غیرمتمرکز پراکنده تبدیل خواهند شد. در این زمان پارک‌های تجاری خارج شهر ممکن است با افزایش تقاضا رو به رو شوند. مثلا یکی از دلایل اثرگذار در این افزایش تقاضا، امکان پارک کردن خودروی شخصی در محل خواهد بود.

۲. متراژ دفاتر کار آینده

برای رهبران صنعت مواجه شدن با موعد قریب‌الوقوع پرداخت اجاره یک نگرانی بزرگ است. در شرایطی که رعایت فاصله‌ی اجتماعی در رأس مسئولیت‌های ماست،‌ باید بتوانیم از هر متر مربع از فضای کار به درستی استفاده کنیم.

با این حال در گذر زمان، تغییر در فعالیت کاربر و تأکید بر دورکاری قطعا نیاز دفاتر کار به میز‌های زیاد را کاهش خواهد داد.  اینکه آیا این امر باعث کاهش یا افزایش تقاضا برای متراژ فضا می‌شود، به نوع فعالیت تجاری و پویایی فرهنگی بستگی دارد.

۳.روابط صاحب ملک و مستاجر در دفاتر کار آینده

تمدید اجاره نامه باید با در نظر گرفتن استراتژی آینده‌ی کسب و کار انجام شود. ممکن است اجاره نامه نیاز به مذاکره‌ی دوباره داشته باشد تا انعطاف پذیری کسب و کار مستاجر حفظ شود. ما با دوره‌ی جدیدی رو به رو هستیم که در آن در نتیجه یک بیماری همه گیر جهانی، مسیری به سمت همکاری بیشتر صاحبخانه و مستاجر شکل می‌گیرد.

صنعت بر صاحبان املاک تجاری فشار اعمال خواهد کرد تا املاک را با کیفیت‌های رده بالاتر ارائه بدهند. سازمان‌های بزرگتر ممکن است حاضر نباشند آرزوهای خود را با فضاهای فعالیت محور آماده تطبیق بدهند. از سمت دیگر، مالکان باید به تقاضای عمده برای فضاهای ضدکرونا و دارای مجوز، مجهز به مواد ضد میکروب، سیستم‌های تهویه پیشرفته و فناوری هوشمند پاسخ دهند.

۴. طراحی دفاتر کار آینده

در آینده اولین برداشت ما هنگام ورود به یک دفتر کار، هویت سازی کاملاً شفاف به همراه حسی از رسیدن به مقصد خواهد بود. عناصر دکوراسیون داخلی و طراحی داخلی اگر درست انتخاب شده باشند حس همکاری، احساس غرور و هدف مشترک داشتن بین تیم کاری را تقویت می‌کنند.

با استعدادترین نیروها با اشتیاق به مشارکت، همکاری و احساس تعلق به چنین محیطی، جذب این شرکت‌ها خواهند شد. در نتیجه‌ی تمام این‌ها، تقاضا برای محیط‌های کاری سنتی کم خواهد شد.

این کم شدن تقاضا برای فضاهای کاری سنتی با ایستگاه‌های کاری مجزا به چند شکل خود را نمایان خواهد کرد. شرکت‌ها سعی در بازپرداخت اجاره خواهند داشت در حالی که دیگران سعی دارند در محیط کار فضاهای متنوع‌تری خلق کنند که پویایی کار گروهی، خلاقیت و چابکی را بیشتر کند.

پژوهشی در سال ۲۰۱۷ نشان می‌دهد که واحد‌های چابک به طرز چشمگیری عملکرد بهتری داشته‌اند.

در عین حال شاهد این هستیم که تنها تعداد کمی از شرکت‌ها واقعا چابک عمل می‌کنند در حالی که رویکرد چابک در اولویت‌های مهم اکثر آن‌ها دیده می‌شود. طراحی محیط کار سرعت حرکت به سمت فضاهای کاری چابک و خلاق را افزایش خواهد داد.

فضاهای هیبرید(ترکیبی) برای بهبود روابط بین کارکنان استفاده می‌شوند. فضاهایی امن و خلاقانه برای بالا بردن روحیه گروهی طراحی خواهند شد. رابین دانبر، استاد روانشناسی تکاملی در دانشگاه آکسفورد، بر تاثیر ایجاد جوامع درون سازمانی تاکید دارد.

این مسأله نشان می‌دهد که احساس رفاقت و حمایت در محیط کار چطور می‌تواند به ایجاد یک تجربه‌ی مثبت در محیط دفاترکار منجر شود. این عوامل در طراحی می‌توانند باعث تقویت حسی از با هم بودن بشوند.

فضاهای کاری مشترک دیگر نیازی به تنظیمات کامپیوتر نخواهند داشت. لپ‌تاپ‌ها و تلفن‌های همراه تمام نیازهای ما را برطرف می‌کنند. ارتباط با اتاقک‌های کاری از طریق ویدیو کنفرانس‌ها آسان خواهد شد. توجه به طیف شخصیتی افرادی که در یک فضا کار می‌کنند نیز در طراحی داخلی فضا اثرگذار است. مثلا برای افراد درون گرا ممکن است نوع متفاوتی از اتاقک کاری را تعبیه بکنید.

در صورتی که برای افراد برون گرا فضاهای کاری مشترک بهترین گزینه خواهند بود. نوع رفت و آمد افراد و مسیر و مسافت آن‌ها نیز تغییر خواهد کرد. پس بهتر است با فراهم کردن امکانات رفاهی مثل محل استراحت، سرویس بهداشتی و حتی حمام و … ترجیحات آن‌ها را محترم بدانید.

۵. فرهنگ اداری

فرهنگ و ارزش‌های شرکت باید قوی،‌ اصیل و ملموس باشند تا به بالاترین سطح از بهره‌وری منجر شوند. حس انسجام بین افراد یک شرکت به ایجاد نوآوری و بهره‌وری کمک می‌کند. اعتماد در قلب هر شرکتی، باعث ایجاد عملکرد بالا می شود. درصد بالاتری از افراد ممکن است برای فعالیت‌های مستقل‌شان خانه بمانند و در خانه کار کنند.

این سیر تغییر برای مدیران سنتی دشوار خواهد بود اما آنها در نهایت باید بتوانند کارکنانشان را بر حسب عملکرد‌، بهره وری و خروجی کار بسنجند نه براساس چگونه انجام آن. به همین ترتیب کارکنان نیز باید به مدیران خود این اعتماد را داشته باشند که بر نظافت و نظم محیط کاری‌شان نظارت شود.

شفافیت در دفاتر کار اعتماد متقابل را افزایش خواهد داد. گوش فرا دادن به درخواست‌های همکاران یک کلید مهم در ساختن فرهنگ اداری خوب است. باید به کارکنان فرصت آن داده شود تا نگرانی‌ها، افکار، نقطه نظر‌ها و خواسته‌هایشان را با دیگران در میان بگذارند.

یک مدیر موفق خواهد توانست تمام این نکات را در استراتژی سازمانی‌اش به کار ببندد.

همکاران متخصص ما در شرکت خلاق طرح و ساخت برژمان می توانند در ایجاد چنین فضایی شما را همراهی کنند.

۶. رفاه در دفاتر کار آینده

در عصر جدید نموداری که میزان اهمیت سلامت روانی و جسمی افراد در محیط کار را نشان می‌داد، یک قله‌ با شیب زیاد را تجربه خواهد کرد. شرکت‌هایی که توجه به نیازها و سلامتی کارکنان را در اولویت قرار داده‌اند، در موقعیت خوبی خواهند بود. سوال اصلی این است که «چه کار دیگری می‌توانیم برای کارکنان شرکت انجام بدهیم؟»

یک ارتباط زنده و محکم با طبیعت از طریق استفاده از عناصر طراحی بیوفیلیک می‌تواند کارساز باشد. در طراحی بیوفیلیک از عناصر طبیعی در طراحی فضا استفاده می‌شود. استفاده از مواد طبیعی، گیاهان، ترکیب رنگی منعکس کننده‌ی طبیعت، می‌توانند اضطراب ما را کاهش بدهند و باعث بهبود سلامت روان ما شوند.

۷. نگرانی‌های زیست محیطی

پاندمی کرونا ارتباط شکننده‌ی ما با محیط زیست و اکوسیستم را طوری تغییر داد که پیش از این تجربه‌اش را نداشتیم. نگرانی و مسئولیت بیشتری متوجه کسب و کارهای آینده و رهبران آن‌ها خواهد بود. آن‌ها فعالیت‌هایشان را از لنز محیط زیستی باید بررسی کنند و مطمئن باشند کمترین آسیب را به محیط زیست می‌رسانند.

این امر شهرت شرکت و وفاداری کارکنان را به طرز چشم‌گیری افزایش خواهد داد. صرف سرمایه برای فراهم کردن تکنولوژی‌های نوین کم مصرف، به هوشمندی دفاتر کار در عین محیط زیست-دوست بودنشان، خواهد افزود.

۸.تکنولوژی دفاتر کار آینده

دفاتر کار آینده افراد و ماشین‌ها را به یکدیگر نزدیک و نزدیک‌تر خواهند کرد. افرادی که این امکان را دارند که از خانه کار کنند، به سادگی از تکنولوژی برای برگزاری جلسات استفاده خواهند کرد. ساختمان‌ها این قابلیت را خواهند داشت تا ما را از روی سیگنال‌های تلفن‌های همراه تشخیص بدهند. نیاز به تماس فیزیکی با محیط کار و ابزارها به حداقل خواهد رسید.

سیستم‌های شناسایی تصویری، صوتی و تشخیص مردمک برای شناسایی جا به جایی و ورود و خروج افراد پیشرفته‌تر خواهند شد. اسکن‌های گرمایی فعالیت افراد در نقاط مختلف دفتر کار را تشخیص می‌دهند. در حال حاضر این تکنولوژی‌ها فقط در دسترس شرکت‌های ثروتمند است اما دنیا این طور نخواهد ماند و این منابع به زودی در دسترس همه خواهد بود.

سخن پایانی

با وجود اثرات منفی و غیرقابل جبران پاندمی کووید۱۹ بر زندگی شخصی و کاری، ما توانایی مقابله با شرایط را یافته‌ایم و تغییرات مثبتی در بعضی ابعاد زندگی کاری و شخصی شکل گرفته‌است. در آینده افراد بیشتری به کار در خانه مشغول خواهند بود. سیاست‌های شرکت‌ها، مدیریت هزینه، و آسایش همه از دلایل این اتفاق خواهند بود.

البته این نکته را نباید نادیده گرفت که نیاز ما به ارتباط رو در رو با افراد همچنان پابرجاست. تصمیمات درست رهبران و مدیران تعیین کننده‌ی آینده‌ی فضاهای کاری خواهد بود.

ما خواهیم توانست از آسایش و راحتی کار در خانه بهره‌مند شویم و در عین حال علاقه‌مند هستیم بیشتر زمانمان را در دفتر و در جمع همکارانمان بگذرانیم. این مسیر فرهنگ اداری را به سمت تکامل خواهد برد و درک متقابل از درخواست‌های انسانی و اعتماد متقابل بین همکاران و مدیرانشان را در پی خواهد داشت.

برای دریافت خدمات مشاوره از متخصصین شرکت خلاق طرح و ساخت برژمان با ما در تماس باشید.